Роль и функции PMO в проектных компаниях

12.07.2018 11:16

Руководители проектов всегда стремятся постичь новые знания и овладеть большим количеством полезных навыков, быть успешными и «идти в ногу» с инновациями. В управлении проектами существуют must-have дисциплины и области, которые необходимы менеджерам для обеспечения успешной жизнедеятельности проектов и релизов. Сегодня в компаниях разного уровня и направленности часто за качество и успех проектов отвечает специальная структура — Project Management Office или PMO. 



image



В управлении проектами хватает аббревиатур, в них несложно запутаться: WBS, 

CPM

, PMBOK, SDLC, PMO, XP и много других. Если вы хотите глубже погрузиться в мир project management, то полезным будет изучить 

глоссарий

 из главных сокращений и аббревиатур из мира project management.

Что такое PMO в управлении проектами?


Project Management Office

 (PMO) — это офис управления портфелем проектов (ОУП), подразделение в компании, которое занимается координацией проектов, сбором и движением информации по проектам, мониторингом, бюджетами, графиками, вопросами коммуникации в команде, координированием работы всех заинтересованных в проекте сторон, а также стандартизацией качества.


Менеджеры и специалисты, составляющие офис, накапливают лучшие практики и стратегии, позволяющие оптимизировать статус текущего проекта. Иногда PMO — это один единственный менеджер проекта. Это зависит от размера компании. Можно смело утверждать, что наличие качественного офиса управления портфелем проектов является неотъемлемой частью успеха современной компании и ее проектов.


Основной целью PMO является достижение качественных результатов и конкурентных преимуществ всех процессов, методов и политик в управлении проектами. PMO должен полностью соответствовать культуре и глобальной стратегии компании

Сегодня популярность такого офиса или подразделения только растет, поскольку многие своими примерами показали какие результаты можно получить от инвестирования в PMO. 

Компании, в которых внедрен PMO, могут также быть уверены в том, что все риски и конфликтные ситуации, связанные с проектами, находятся под контролем.


Какие отрасли заинтересованы в создании PMO?


Потребность в управлении проектами возрастает в зависимости от размера компании, ее сферы и спроса отрасли.

Наиболее вероятными отраслями, где вы найдете сегодня офис управления портфелем проектов, являются здравоохранение, IТ, финансовые учреждения, производственные и профессиональные услуги, логистика.

В бизнесе потребность в PMO неуклонно растет среди компаний всех размеров.


Какие зоны ответственности PMO в компании?


Конкретный функционал и области применения сил офиса могут сильно различаться в разных компаниях. Идеальных примеров нет. Но к самым распространенным можно отнести:

составление и обоснование портфеля проектов. В PMO классифицируют, выбирают и занимаются приоритизацией проектов на основе стратегии и доступных ресурсов компании.

  • стандартизация процессов и выбор методологий и техник для управления проектами.
  • оценка проектов, сокращение продолжительности циклов выполнения проектов.
  • поддержание текущей информации о сотрудниках, штатное расписание.
  • планирование и оптимизация использования ресурсов.
  • разрешение конфликтов и предотвращение рисков.
  • отслеживания прогресса проекта и управление зависимостями.
  • внедрение подходящих инструментов для управления проектами, обучение сотрудников, наставничество.
  • обеспечение надежности данных проекта и повышение прозрачности информации.
  • создание базы знаний (включая прошлые проекты, чтобы избежать возможных ошибок).
  • оптимизация коммуникации внутри команды.
  • административная поддержка руководителям проектов.
  • представление отчетов руководству.
  • управление архивами всех проектов организации.



image



Сотрудникам компании, представляющим офис управления портфелем проектов, необходимо быть компетентными в главных сферах управления. Такие профессиональные области PM четко описаны в руководстве 

PMBOK

. Вот наиболее важных из них:



Области компетенций PMO


Интеграционный менеджмент

Для PMO важно объединить все ресурсы и грамотно выстроить процессы. 


Управление масштабом


Масштаб проекта является частью планирования проекта. Это включает в себя определение и документирование целей проекта, задач, затрат, результатов и сроков. Управление масштабом заключается в том, чтобы убедиться, что все четко знают, для чего предназначен проект.


Управление затратами


Управление затратами включает все вопросы финансирования проекта. Фактически, речь идет о подготовке бюджета проекта, который включает в себя то, сколько каждая отдельная задача будет стоить и защищать общие бюджетные прогнозы для проекта.

Тайм-менеджмент

Концепция управления временем в управлении проектами связана с тем, как менеджеры управляют временем, а члены команды тратят свои ресурсы на проектные задачи. 


Управление коммуникацией


Любой руководитель проекта должен быть отличным коммуникатором, это известно всем. Поэтому грамотное управление коммуникацией в команде также выходит на главные позиции в функционале PMO. Это также включает мониторинг всех входящих и исходящих коммуникаций, работа с обратной связью клиентов.

Управление качеством

Правильная работа с качественными показателями помогает руководителям проектов в создании контроля качества проектов. Держа под контролем вопросы качества исполнения всех процессов, они могут быть уверены, что конечный результат будет соответствовать ожиданиям клиентов.

Управление рисками

Чем больше компания, тем более важное значение имеет управление рисками. Офису управления портфелем проектов компании необходимо всегда “держать руку на пульсе” и своевременно диагностировать опасность для проектов. Здесь важно обращать внимание на детали и постоянно заниматься качественным анализом состояния дел и процессов.

Управление персоналом

Управление кадровыми ресурсами показывает, как руководители проектов работают в своих проектных командах и могут поддерживать здоровую рабочую атмосферу. 

Это лишь самые основные компетенции, за которые может отвечать project management office в компании. Даже самый успешный и сильный PMO все равно периодически будет сталкиваться с различными проблемами, поскольку жизнь проекта — это как жизнь живого организма, где каждый день может случиться что-то непредсказуемое. 

Однако когда все сделано правильно и деятельность офиса приносит результаты компании, это добавляет ценность проектам и обеспечивают равновесие и баланс бизнеса, способствует повышению производительности.

Если кратко подвести итоги, то можно выделить основные преимущества работы PMO в компаниях: 


PMO отвечает за портфель проектов, ориентированный на стратегию компании.

Накопление опыта и минимизация рисков, связанных с проектами.

  • Оптимизация времени руководителей проектов и команд.
  • Улучшение коммуникации между проектами.
  • Повышение качества реализации проектов.
  • Снижение проектных рисков.

Качественный выбор рабочего состава проектов обеспечит сбалансированность количества и качества проектов, увеличит маркетинговые показатели и обеспечит рост продаж.

Розділи сайту

Контакти

  • 04071, м. Київ, вул. Воздвиженська, 56, офіс 604
  • +38 (044) 580-02-58
  • info@25h8.com